Mục lục
Bản mô tả công việc (JD) là một trong những thông tin mà ứng viên thường nghiên cứu kỹ; trước khi họ ứng tuyển vào công việc của một doanh nghiệp nào đó. Nó cũng là bộ mặt của doanh nghiệp đưa ra để thu hút các nhân viên giỏi về cho mình.
Ngoài việc đưa những thông tin thu hút ứng viên, JD cần mang theo phong cách, văn hóa doanh nghiệp cho các ứng viên thấy được.
I. Bản mô tả công việc
Bản mô tả công việc (Job Description – JD) là tài liệu riêng của từng doanh nghiệp cho từng vị trí. Nó nêu rõ các yêu cầu công việc thiết yếu, nhiệm vụ, trách nhiệm và các kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc cụ thể đó. Một bản mô tả công việc chi tiết hơn còn đề cập đến lương thưởng và chế độ phúc lợi mà ứng viên, nhân viên sẽ nhận được.
1. Thông tin cơ bản trong bản mô tả công việc.
1.1. Thông tin chung:
Vị trí/chức vụ, phòng ban/bộ phận.
1.2. Mô tả công việc:
Đây là mục gồm những thông tin quan trọng nhất trong bản mô tả công việc. Cần nêu rõ được nhiệm vụ chính của vị trí đó.
Với các gạch đầu dòng và nhấn mạnh được nhiệm vụ chính. Các gạch đầu dòng chính là điều chúng tôi cần ở bạn, nếu ứng viên có giá trị tương ứng sẽ là phù hợp và là người doanh nghiệp cần.
Nhiều JD viết quá nhiều khiến các ứng viên hiểu rằng họ phải làm nhiều việc bên lề. Thay vì tập trung vào nhiệm vụ chính và sử dụng chuyên môn chính của mình. Điều này khiến ứng viên cảm giác năng lực chuyên môn không được đánh giá cao. Mà nó còn phụ thuộc vào các mối quan hệ trong nơi làm việc.
Tùy vào văn hóa doanh nghiệp để đưa ra một số thông tin để ứng viên nhận định được liệu môi trường này, phong cách này có phù hợp với họ không.
Một người hướng nội có thể thích hợp với công việc làm theo cá nhân nhiều hơn. Ngược lại, một số người lại thích môi trường năng động, làm việc theo nhóm. Yếu tố phù hợp với văn hóa doanh nghiệp quyết định nhiều đến sự gắn bó giữa nhân viên và doanh nghiệp trong tương lai.
1.3. Yêu cầu:
Trình độ chuyên môn, bằng cấp liên quan.
Yêu cầu về kinh nghiệm, có thể là kinh nghiệp theo thời gian hoặc thông qua các dự án, thành tích.
Yêu cầu về kỹ năng.
Về thái độ làm việc và mức độ hợp tác trong quá trình làm việc.
Những yêu cầu trên gọi chung là yêu cầu về năng lực của ứng viên (trình độ, kỹ năng, tính cách nghề nghiệp).
Một số ngành nghề có yêu cầu riêng về quy trình làm việc hoặc bảo mật thông tin theo đặc thù ngành nghề.
1.4. Quyền lợi:
Đây là một trong những phần được ứng viên quan tâm nhất. Nó sẽ đánh giá cho việc doanh nghiệp coi trọng vị trí này cũng là mức độ coi trọng ứng viên này như thế nào.
Quyền lợi cho vị trí này gồm lương cứng, chế độ bảo hiểm, thưởng như thế nào? Lộ trình tăng lương hay những điều kiện để có thể tăng lương hoặc nhận thưởng.
Ngoài ra còn có quyền lợi về sử dụng trang thiết bị nơi làm việc. Hoặc có thể là sử dụng cơ sở vật chất của doanh nghiệp ngoài giờ làm việc.
Ví dụ: sân chơi thể thao cho nhân viên sau giờ làm. Đây có thể là nơi giải trí, cũng có thể là nơi để gắn kết, phát triển các mối quan hệ . Một số hệ thống cơ sở dịch vụ còn cho phép nhân viên họ sử dụng dịch vụ miễn phí (có giới hạn) trong cùng hệ thống nếu họ đạt một số tiêu chí đề ra.
Với một số sự khác biệt trong quyền lợi cho nhân viên; nó cho thấy sự linh hoạt và quan tâm đến nhu cầu cá nhân, đến động lực làm việc của nhân viên trong doanh nghiệp.
2. Những thông tin khác trong bản mô tả công việc
Một bản mô tả công việc có hiệu quả hơn khi ngoài những thông tin cơ bản; thông qua nó, nhà tuyển dụng và cả người ứng tuyển biết thêm những điều như sau:
- Ứng viên tự đánh giá được mức độ phù hợp với vị trí công việc.
- Ứng viên hình dung rõ ràng công việc tương lai mình sẽ làm. Đặc biệt ứng viên là những người mới ra trường hay mới nhảy qua lĩnh vực khác có thể thấy được thực tế công việc. Thay vì ứng tuyển, đạt tuyển nhưng lại không thể thích ứng vì bản mô tả công việc khác xa so với thực tế.
- Ứng viên đánh giá được sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Hơn hết sẽ thấy được cơ hôi và lộ trình thăng tiến nếu trở thành nhân viên chính thức.
- Bản mô tả công việc thể hiện được sự chuyên nghiệp, rõ ràng của doanh nghiệp.
- Nhà tuyển dụng nêu rõ được một người nhân viên mà doanh nghiệp đang tìm kiếm. Thay vì lan man viết quá nhiều yêu cầu khiến ứng viên mang tâm lý nộp hồ sơ đại.
- Hạn chế thời gian lọc lựa những CV sơ sài không phù hợp với yêu cầu.
II. Quy trình xây dựng bản mô tả công việc
- Thu thập thông tin về vị trí tuyển dụng cần xây dựng bản mô tả công việc.
Thông tin này thường từ các bộ phận cần tuyển dụng gửi về cho bộ phận nhân sự để lên kế hoạch tuyển dụng.
- Liệt kê các nhiệm vụ và trách nhiệm của công việc theo một trình tự hợp lý, rõ ràng, dễ hiểu.
Ở bước này, nhân viên tuyển dụng cần có sự thảo luận và tham khảo ý kiến của bộ phận chuyên môn. Bộ phận chuyên môn sẽ là người hiểu rõ nhất yêu cầu cho người nhân viên họ muốn tuyển. Đặc biệt những ngành mang tính chuyên môn cao.
- Đưa ra một số thông tin, yêu cầu của ứng viên để phù hợp với văn hóa doanh nghiệp, hoặc văn hóa của bộ phận/phòng ban cụ thể.
- Tính toán ngân sách cho phép để chi trả cho vị trí này và những quyền lợi đi kèm.
- Nguyên tắc 5W1H sẽ hỗ trợ rất nhiều trong quá trình xây dựng bản mô tả công việc và trong suốt quy trình tuyển dụng.
III. Một số khó khăn khi xây dựng bản mô tả công việc
Bản mô tả công việc thường tập trung về mặt chuyên môn, ít nhấn mạnh về tính cách nghề nghiệp. Điều này có thể dẫn tới việc ứng viên phù hợp về năng lực nhưng không thích ứng được với tính chất ngành nghề và văn hóa doanh nghiệp sau này.
Ngân sách cho vị trí tuyển dụng không cao khiến quyền lợi ít hấp dẫn. JD sẽ ít thu hút và khó cạnh tranh so với các đối thủ.
Một số công việc có tính chuyên môn cao, hạn chế về kiến thức của người tuyển dụng về vị trí cần tuyển có thể gây nên một số khó khắn khi xây dựng bản mô tả công việc. Vì vậy cần có sự trao đổi rõ ràng giữa trưởng bộ phận chuyên môn và HR.
IV. Kết luận
Đừng theo lối mòn sử dụng đi, sử dụng lại những form mẫu cũ. Hãy linh hoạt để thay đổi và đưa vào những giá trị thực sự. Điều mà doanh nghiệp có thể tạo ra cho nhân viên. Để họ thực sự cống hiến và đồng hành cùng doanh nghiệp phát triển bền vững.
Tìm hiểu thêm: Một số bài Test đo lường trong quy trình tuyển dụng.
- Bài kiểm tra Uchida-Kraepelin (UK Test) đến từ Nhật Bản.
- Báo cáo Trait-Map – báo cáo xu hướng tính cách nhân sự của Đức.
- Motivation Questionnaire (MQ) – Bộ Câu Hỏi Động Lực Đến Từ Đức.
Việc tiến tới sử dụng các công cụ hỗ trợ doanh nghiệp đo lường và phát triển toàn diện năng lực nhân viên là rất cần thiết. Từ bước khởi đầu là tuyển dụng, đến xây dựng và phát triển nhân lực. Các sản phẩm mà Viện Quest mang lại giúp doanh nghiệp tiến hành tìm hiểu và quản lý nhân sự một cách nhanh chóng, tiện lợi và hiệu quả dựa trên những phân tích khoa học.
Liên Hệ Với Quest Ngay Hôm Nay Để Nhận Tư Vấn Giải Pháp Đo Lường Năng Lực!
- Hotline: 1900.6135 (phím 2)
- Website: www.vienquest.com
- Fanpage: www.facebook.com/vienquest
- #vienquest #vien_quest #doluongnhansu #do_luong_nhan_su #doluongnangluc #do_luong_nang_luc