Quy trình tuyển dụng nhân sự

Áp dụng Quy trình tuyển dụng nhân sự hiệu quả

1. Quy trình tuyển dụng nhân sự là gì?

Quy trình tuyển dụng là chuỗi các hoạt động thực hiện xuyên suốt từ việc xác định nhu cầu tuyển dụng; tìm kiếm ứng viên, sàng lọc, tuyển chọn, phỏng vấn, lựa chọn, và giới thiệu nhân viên mới để tìm ra những người gắn bó với công ty trong tương lai.

2. Tầm quan trọng của quy trình tuyển dụng

Quy trình tuyển dụng nhân sự nhắm đến việc thu hút các ứng viên phù hợp. Quy trình này làm giảm thiểu tối đa tình trạng tuyển sai người. Đồng thời, nó cũng giúp cho việc xây dựng bộ máy nhân sự được chặt chẽ và lâu dài. 

4 lợi ích to lớn trong việc áp dụng đúng quy trình tuyển dụng nhân sự:

2.1 Tiết kiệm thời gian tuyển dụng và đào tạo

Việc tập trung xây dựng quy trình tuyển dụng phù hợp giúp bộ phận phòng Nhân sự giảm thiểu đáng kể thời gian tuyển dụng, đào tạo. Mặc dù vậy nó vẫn đảm bảo chất lượng của quá trình tuyển dụng.

2.2 Gắn kết giữa nhân viên và công ty

Khi tìm kiếm được người phù hợp, mối tương quan giữa nhân viên sẽ được xây dựng. Thậm chí, quy trình tuyển dụng còn có thể giúp công ty tìm ra người phù hợp với văn hóa doanh nghiệp; tầm nhìn của công ty. 

2.3 Tăng tính chủ động

Lập ra quy trình, kế hoạch để tuyển dụng giúp phòng nhân sự và công ty chủ động sàng lọc và tìm người phù hợp. Đồng thời, tại đây doanh nghiệp có thể tinh chỉnh chiến lược tuyển dụng.

2.4 Cải thiện hiệu suất làm việc

Quy trình tuyển dụng hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp nhận biết rõ năng lực và kĩ năng, mong muốn của nhân viên. Việc kết hợp giữa quy trình tuyển dụng và cách đặt câu hỏi để tìm ra điểm mạnh phù hợp của ứng viên.

3. Quy trình tuyển dụng nhân sự cần bao nhiêu bước

Chúng ta đều biết quy trình tuyển dụng đạt hiệu quả sẽ bao gồm 10 bước.

Tuy nhiên làm sao để tiến hành 10 bước đó trở nên đúng đắn thì không phải doanh nghiệp nào cũng làm được. Hậu quả là thời gian tuyển dụng kéo dài, nhân sự kém chất lượng, chi phí đào tạo lớn nhưng kết quả mang lại không cao. 

Để có thể áp dụng quy trình tuyển dụng đạt hiệu quả cao, chúng ta cần thực hiện 10 bước một cách phù hợp, chi tiết và có hệ thống. 

4. Chi tiết từng bước trong quy trình

4.1. Xác định nhu cầu tuyển dụng

Việc tuyển dụng diễn ra khi doanh nghiệp xác định được vị trí trống. Sau đó đưa ra những yêu cầu cơ bản cần có tại vị trí đó; nó chắc chắn bao gồm kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng.

Ở giai đoạn này, công ty cần xác định được chính xác vị trí mình còn thiếu; cân nhắc số lượng nhân sự cần tuyển cho mỗi vị trí. Bên cạnh đó là quan sát, liệt kê ra các phẩm chất, tính cách cần có tại vị trí cần ứng tuyển.

4.2. Lập kế hoạch tuyển dụng

Một bảng kế hoạch chi tiết sẽ giúp việc tuyển dụng nhanh chóng. Nó bao gồm những liệt kê về kinh nghiệm, năng lực, trình độ, tính cách, thái độ…

4.3. Phân tích công việc

Đây là quá trình xác định trách nhiệm; nhiệm vụ; kỹ năng và môi trường cụ thể tại vị trí tuyển dụng. Các bước trong quy trình này là:

  • Thu thập và ghi chép thông tin công việc
  • Kiểm tra thông tin công việc
  • Tạo mô tả dựa trên thông tin
  • Xác định kĩ năng và kiến thức cần thiết.

Với quy trình này, phòng nhân sự kết hợp với bộ phận trực thuộc phân tích, đưa ra những yêu cầu cần thiết nhất.

4.4. Chuẩn bị mô tả công việc

Quy trình này giúp tổng hợp toàn bộ 3 bước quy trình trên, và tiến hành đăng tin tuyển dụng.

Với quy trình này, bảng mô tả công việc là cầu nối giữa doanh nghiệp và ứng viên. Người ứng viên có thể dựa vào bảng mô tả công việc để đối chiếu với bản thân nhằm ra quyết định.

4.5. Tìm kiếm ứng viên

Ở giai đoạn này, nhà tuyển dụng cân Xác định được đúng ứng viên và thúc đẩy họ nộp hồ sơ. Cũng chính vì vậy các công ty thường tận dụng mối quan hệ tại nội bộ công ty; đăng tuyển ngoài hay các trang tin tức, quảng cáo 

4.6. Sàng lọc hồ sơ

Việc sàng lọc hồ sơ thường chiếm nhiều thời gian. Sàng lọc chính xác sẽ giúp quá trình tuyển dụng đạt chất lượng cao nhất và tiết kiệm được nhiều thời gian. Thậm chí quá trình này giúp hạn chế tuyển người sai vị trí. 

Để giảm thiểu khó khăn ở quy trình này, chúng ta có thể thực hiện các bước sau:

  • Căn cứ vào yêu cầu tại vị trí cần tuyển dụng để sàng lọc hồ sơ
  • Phân loại nhóm ưu tiên hồ sơ về bằng cấp, chứng chỉ, kinh nghiệm, năng lực…
  • Lựa chọn ứng viên phù hợp với 2 tiêu chí trên
  • Lưu ý lại những mục cần ứng viên trình bày rõ ràng hơn trong buổi phỏng vấn
4.7. Phỏng vấn

Phỏng vấn là bước chiếm nhiều thời gian của nhà tuyển dụng. Để buổi phỏng vấn đạt kết quả cao, nhà tuyển dụng cần có một lộ trình phỏng vấn như sau:

  • Gửi thời gian phỏng vấn qua mail hoặc gọi điện thoại. Điều này giúp ứng viên nhận thấy sự quan tâm của nhà tuyển dụng với mình.
  • Hẹn và lên lịch phỏng vấn trực tiếp đúng thời gian đã hẹn với ứng viên.
  • Áp dụng các bài test về tâm lýđo lường năng lực trong giai đoạn này. Điều này giúp nhà tuyển dụng sàng lọc và tuyển dụng đúng người mà không tốn quá nhiều thời gian. Thậm chí đối với các doanh nghiệp tuyển dụng số lượng lớn, các bài test sẽ rút ngắn thời gian phỏng vấn nhưng tăng hiệu quả tuyển chọn.
  • Phỏng vấn trực tiếp sau khi có kết quả bài test đối với các ứng viên phù hợp. Đây là quá trình diễn ra hai chiều. Chính vì vậy nhà tuyển dụng cần thể hiện sự tôn trọng, chuyên nghiệp; thậm chí nêu ra quyền lợi của doanh nghiệp dành cho nhân viên.

Qúa trình phỏng vấn để lấy được các thông tin cần thiết cần có kịch bản rõ ràng.

4.8.  Đánh giá

Dựa vào kết quả của buổi phỏng vấn để đánh giá ứng viên có phù hợp với văn hóa doanh nghiệp, chiến lược công ty, văn hóa đội nhóm hay không. Đó là kết quả báo cáo bài test tâm lý, những thông tin ứng viên cung cấp tại buổi phỏng vấn. 

Ở quá trình này có thể xây dựng ma trận để việc đánh giá trở nên khoa học, rõ ràng. Các ứng viên có độ phù hợp thấp hơn có thể được cất nhắc ở vị trí khác nếu nhà tuyển dụng thương lượng với ứng viên thành công.

4.9. Mời nhận việc

Các thông tin cần cung cấp trong hợp đồng làm việc cần rõ ràng và chi tiết về chính sách, quyền lợi, phúc lợi, thời gian diễn ra.

4.10. Nhận việc (Onboarding)

Đây là thời gian công ty tạo ấn tượng với nhân viên mới. Đó có thể là hỗ trợ, giúp đỡ nhân viên làm quen với công việc và văn hóa doanh nghiệp. Mặt khác, quá trình đào tạo cần diễn ra sát sao, phù hợp với khả năng tiếp nhận thông tin của nhân viên mới. Ở giai đoạn này, nhà tuyển dụng có thể dựa vào kết quả bài test trước đó của nhân viên để đào tạo.

10 bước trong quy trình tuyển dụng trên khi áp dụng đúng sẽ mang lại hiệu quả tuyển dụng vô cùng lớn. Ngoài việc thể hiện tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp, quy trình này còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và thời gian phỏng vấn rất nhiều. Thậm chí không vì rút ngắn thời gian mà hiệu quả tuyển dụng giảm sút bởi nhà tuyển dụng đã đi theo quy trình, gạt bỏ đi sự dư thừa và đưa vào đó là những điều cần thiết. 

Liên Hệ Với Quest Ngay Hôm Nay Để Nhận Tư Vấn Giải Pháp Đo Lường Năng Lực!

Leave a Comment

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.