KPI

KPI – KEY PERFORMANCE INDICATOR LÀ GÌ?

By /

Mục lục

1. KPI là gì?

KPI (key performance indicator/chỉ số hiệu suất) chính là một giá trị có thể đo lường được để thể hiện mức độ hiệu quả của một công ty đang đạt được các mục tiêu kinh doanh chính. Các tổ chức sử dụng KPI để đánh giá mức độ thành công khi đạt được mục tiêu. KPI cấp cao có thể tập trung vào hiệu suất tổng thể của doanh nghiệp; trong khi KPI cấp thấp có thể tập trung vào các quy trình giữa các bộ phận như bán hàng, tiếp thị, nhân sự hoặc hỗ trợ.

Để phát triển chiến lược xây dựng KPI; hãy bắt đầu với những điều cơ bản:

  • Hiểu mục tiêu tổ chức của bạn là gì?
  • Cách bạn lên kế hoạch để đạt được chúng?
  • Ai có thể hành động dựa trên các thông tin có được?

Khi bạn lặp lại và phát triển nó, bạn sẽ hiểu rõ hơn về quy trình kinh doanh nào nên trên tổng quan KPI và bạn nên chia sẻ nó cùng người nào.

2. Các giai đoạn xây dựng KPI

2.1. Xác định KPI

Có thể dễ nhầm lẫn KPI với các chỉ số kinh doanh. KPIs nên liên quan đến một kết quả kinh doanh cụ thể với một thước đo hiệu suất.

Bạn có thể trả lời một số câu hỏi cụ thể để đưa ra KPIs như sau:

  • Kết quả mong muốn của bạn là gì?
  • Tại sao kết quả này lại quan trọng?
  • Bạn định đo lường sự tiến bộ như thế nào?
  • Làm thế nào bạn có thể ảnh hưởng đến kết quả?
  • Ai chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh?
  • Làm thế nào bạn biết bạn đã đạt được kết quả của mình?
  • Bao lâu thì bạn sẽ xem xét tiến độ đối với kết quả?

2.2. Đề ra KPIs

Điều quan trọng là KPI được tùy chỉnh theo tình hình kinh doanh của bạn và được phát triển để giúp bạn đạt được mục tiêu của mình. Làm theo các bước sau để viết KPI rõ ràng, có thể đo lường được.

2.2.1. Viết một mục tiêu rõ ràng cho KPI của bạn

KPI của bạn phải được kết nối với một mục tiêu kinh doanh chính. Nếu nó không hướng tới một mục tiêu kinh doanh; nghĩa là bạn đang làm việc mà mục tiêu của nó không đóng góp cho tổ chức của bạn. KPI nên thể hiện các mục tiêu chiến lược của tổ chức của bạn. Quan trọng nhất, KPI phải kể câu chuyện về công ty của bạn.

2.2.2. Chia sẻ KPI của bạn với các bên liên quan

KPI là một hình thức giao tiếp và nó cần bối cảnh để có hiệu quả. Bạn phải giải thích những gì bạn đang đo lường và tại sao bạn lại đo nó. Chia sẻ với nhân viên và các bên liên quan để họ nhận thức được hướng đi của tổ chức bạn. Việc không chia sẻ thông tin đó sẽ tạo ra sự lệch lạc giữa các đội. Lắng nghe phản hồi và câu hỏi để bạn có thể xác định và tinh chỉnh cách truyền đạt mục tiêu và KPI của mình.

2.2.3. Xem xét KPI của bạn trên cơ sở nhất quán

Xem xét từ hai khía cạnh: tiến độ của bạn so với KPI và tiến độ của bạn để xác định hiệu quả của KPI. Nếu bạn không đạt được bất kỳ tiến bộ nào, mục tiêu KPI của bạn có thể đã không đạt và đã đến lúc phải lặp lại.

2.2.4. Tạo KPI có thể hành động
  • Xem xét các mục tiêu kinh doanh: Hãy nhớ rằng, KPI không phải là cố định! Nó sẽ phát triển khi các mục tiêu kinh doanh của bạn phát triển.
  • Phân tích hiệu suất hiện tại của bạn: Bạn có đang đặt mục tiêu có thể đạt được không? Phân tích hiệu suất của bạn là điều cần thiết để hiểu các lĩnh vực thành công và các lĩnh vực cần cải thiện của bạn. Ngoài ra, hãy xem dữ liệu hiệu suất lịch sử của bạn. Từ đó đặt đường cơ sở cho những gì bạn đã đạt được trong quá khứ.
  • Đặt mục tiêu KPI ngắn hạn và dài hạn: Đặt mục tiêu dài hạn của bạn (cho dù đó là hàng quý hay hàng năm); sau đó làm việc ngược lại để xác định các mốc quan trọng (hoặc mục tiêu ngắn hạn) mà bạn cần đạt được trong suốt chặng đường. Bằng cách này, bạn có thể liên tục đánh giá lại và thay đổi hướng đi khi bạn hướng tới các mục tiêu lớn hơn của mình.
  • Xem xét các mục tiêu với nhóm của bạn: “Teamwork makes the dream work!”. Điều quan trọng là mọi người luôn nắm rõ thông tin để tất cả các bạn đang làm việc hướng tới cùng một mục tiêu cuối cùng.
  • Xem lại tiến trình và điều chỉnh lại: Tạo thói quen kiểm tra tình trạng của bạn. Thường xuyên kiểm tra hiệu suất và mức độ phù hợp của KPI. Và một khi bạn đã tạo thói quen, mọi việc sẽ trở nên dễ dàng hơn.

2.3. Đo lường KPI

Một cách để đo lường hiệu suất KPI của bạn là sử dụng khung SMART. Khung SMART là gì?

  • Mục tiêu của bạn có cụ thể không?
  • Bạn có thể đo lường sự tiến bộ đối với mục tiêu của mình không?
  • Mục tiêu có đạt được trên thực tế không?
  • Mục tiêu có liên quan đến tổ chức của bạn như thế nào?
  • Khung thời gian để đạt được mục tiêu này là gì?

Specific (Cụ thể), Measurable (Đo lường), Achievable (Có thể đạt được), Relevant (Có liên quan), Time – Bound (Khung thời gian) = SMART.

Nếu bạn muốn mở rộng khung SMART, bạn có thể cải thiện nó hơn bằng cách thêm đánh giá và đánh giá lại vào các bước đo lường. KPI không nên làm một lần – bạn nên liên tục đánh giá các KPI của mình để đảm bảo chúng có thể đạt được và đi đúng hướng.

2.4. Báo cáo KPI

Cách dễ nhất để báo cáo về KPI của bạn là sử dụng bảng điều khiển KPI. Bảng điều khiển KPI cung cấp cho bạn cái nhìn nhanh về hiệu suất kinh doanh của bạn trong thời gian thực tế. Bảng điều khiển (báo cáo) KPI, trực quan hóa hiệu suất hiện tại của bạn như thế nào so với mục tiêu của bạn. Theo truyền thống, báo cáo được thực hiện hàng quý; nhưng với bảng điều khiển KPI, bạn có thể dễ dàng báo cáo nhanh về hiệu suất của mình bất kỳ lúc nào!

3. Vì sao xây dựng KPI lại quan trọng?

KPI đóng vai trò là kim chỉ nam giúp bạn và tổ chức của bạn đạt được mục tiêu của mình. Và việc theo đuổi mục tiêu của bạn phụ thuộc vào việc phân phối kết quả tập trung và nhất quán.

3.1. Gắn kết nhân viên

KPI thống nhất các nhân viên làm việc hướng tới một mục tiêu chung.

Sự gắn kết của nhân viên có thể tác động trực tiếp đến kết quả kinh doanh của bạn. KPI đối với cá nhân hay tổ chức, là một cơ chế hữu ích để đo lường hiệu suất; có mối liên hệ trực tiếp với sự tham gia của nhân viên.

Trên thực tế, các tổ chức có lực lượng lao động gắn bó sẽ thấy mức độ tương tác của khách hàng cao hơn, năng suất và lợi nhuận cao hơn 21%.

Mặt khác, những nhân viên buông thả cũng đưa ra những vấn đề tương tự: giao tiếp kém về chiến lược giữa cấp quản lý và những người đóng góp cá nhân. KPI có thể giúp giải quyết vấn đề này.

3.2. Kết nối mục đích và văn hóa của công ty

KPI của bạn phải được kết nối với sứ mệnh của tổ chức bạn. “Kiếm tiền” không phải là một sứ mệnh và cũng không phải là thứ khiến nhân viên sẽ kết nối ở cấp độ sâu hơn. Bạn nên khuyến khích nhân viên đến làm việc với tinh thần hứng khởi mới mỗi ngày. Cần có một mối liên hệ trực tiếp giữa sứ mệnh và KPI của bạn; để nhân viên cảm thấy công việc của họ là có mục đích để đạt được cả hai. Đảm bảo KPI của bạn hoạt động hướng tới mục tiêu cuối cùng. Đồng thời nhân viên hiểu rõ ràng cách thức và lý do họ làm việc theo hướng đó.

3.3. Giúp mọi người chịu trách nhiệm về hiệu suất của bản thân

KPI về hiệu suất sẽ giúp nhân viên đo lường tác động của họ vào kết quả công việc. Họ biết được hiệu quả của các hoạt động hàng ngày của họ là như thế nào. Đo lường được hiệu suất công việc chính là thể hiện nền tảng vai trò của họ, đóng góp của họ vào sự thành công của các mục tiêu lớn hơn của tổ chức. KPI đặt mọi người theo cùng một hướng; làm cho mọi người trở thành những người đóng góp hạnh phúc vào thành công của công ty.

KPI tốt nhất là khi nó gắn liền trực tiếp với các mục tiêu và sứ mệnh của tổ chức bạn.

Tìm hiểu thêm các công cụ hỗ trợ nhận diện năng lực, kỹ năng và tính cách nghề nghiệp:

Liên Hệ Với Quest  Ngay Để Nhận Tư Vấn Giải Pháp Đo Lường Năng Lực!