quy trình lập kế hoạch

QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH ĐỂ ĐẠT MỤC TIÊU KINH DOANH

Quy trình lập kế hoạch đòi hỏi mỗi người phải có kỹ năng tương ứng để xây dựng được một kế hoạch tốt nhất. Bản kế hoạch có đáp ứng được các tiêu chí theo nguyên tắc SMART hay không? Kế hoạch liệu có phù hợp với nguồn lực mà doanh nghiệp hiện có?

1. Tại sao phải lập kế hoạch cho công việc

Rất nhiều yếu tố ảnh hưởng đến sự thành bại của một mục tiêu, một dự định đề ra. Những ý tưởng khởi đầu từ những suy nghĩ. Nhưng để hiện thực hóa được nó là một quá trình lên kế hoạch; quá trình hành động và điều chỉnh thông qua nhiều bước. Nguồn nhân lực có hạn, nguồn tài chính có hạn và quỹ thời gian có hạn. Làm sao để có một ý tưởng đó trở thành một kế hoạch hoàn chỉnh và hợp lý với những gì doanh nghiệp đang có? Đó chính là sự cần thiết của quy trình lập kế hoạch.

Lập kế hoạch mục tiêu giúp cá nhân và doanh nghiệp:

  • Tập trung tối đa nguồn lực để hoàn thành mục tiêu.
  • Đi đúng hướng để đạt được mục tiêu.
  • Có các mốc rõ ràng để đánh giá, đo lường kết quả của từng giai đoạn; từ đó có những điều chỉnh và khắc phục sai sót nếu có.
  • Nhân viên có động lực làm việc và cam kết với mục tiêu đề ra khi có kế hoạch rõ ràng.
  • Năng suất, hiệu suất làm việc cao vì tận dụng được các nguồn lực. Mỗi cá nhân đều tập trung để hoàn thành mục tiêu của từng người.
  • Thiết lập được kế hoạch và mục tiêu rõ ràng giúp tăng sự hài lòng và gắn bó của nhân viên đối với công ty.

Lập kế hoạch chính là vẽ lên con đường cho bạn và đội nhóm đi tới điểm mục tiêu mong muốn.

2. Quy trình lập kế hoạch

Quy trình lập kế hoạch bao gồm xác định mục tiêu và phương pháp thực hiện. Bản kế hoạch càng cụ thể và rõ ràng thì khả năng các mục tiêu đó được hiện thực hóa càng cao.

2.1. Xác định mục tiêu và yêu cầu công việc

Mục tiêu đề ra được coi là một điểm, còn kế hoạch chính là con đường dẫn đến điểm đó. Khi bắt đầu người lập kế hoạch phải biết mục tiêu là gì? Kết quả cần phải đảm bảo đạt được những yêu cầu nào? Mục tiêu và yêu cầu công việc đạt được cần rõ ràng và khả thi để người thực hiện không bị chới với và mất ý chí khi không thể làm được.

2.2. Liệt kê các công việc và nội dung công việc

Các công việc có thể là trong ngày, trong tuần, trong tháng, quý hoặc năm. Việc lên danh sách các công việc cần làm gúp bạn có cái nhìn tổng quát về khối lượng công việc, trình tự và thời gian cho phép để thực hiện các công việc đó.

Planning; viện quest

Sau khi có danh sách các công việc cần làm; hãy sắp xếp thứ tự ưu tiên thực hiện. Có thể sắp xếp theo mức độ quan trọng, mức độ cấp bách, yêu cầu thời gian hay mức độ khả thi công việc đó. Nếu hoàn thành tốt quá trình ưu tiên sắp xếp thứ tự công việc sẽ giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian. Ngoài ra, bạn cần liệt kê thêm một số khó khăn có thể xảy ra trong quá trình thực hiện kèm giải pháp khắc phục. Nhờ đó, bạn có thể linh hoạt hơn trong việc thực hiện kế hoạch.

Cụ thể công việc gồm:

  • Địa điểm thực hiện kế hoạch.
  • Thời gian thực hiện: thời gian bắt đầu và kết thúc, thời điểm đánh giá và điều chỉnh.
  • Đối tượng thực hiện kế hoạch: gồm người thực hiện chính, người hỗ trợ, kiểm tra, giám sát và người chịu trách nhiệm cho kế hoạch này.

2.3. Tiến hành công việc và phân bổ nguồn lực

Khi đã xác định được mục tiêu cần phải thực hiện, bạn cần vận dụng hết mọi nguồn lực để hoàn thành chúng trong thời gian ngắn nhất.

Có 5 yếu tố cần quan tâm và sắp xếp gồm:

  • Nguồn nhân lực.
  • Tài lực (Tiền bạc).
  • Thời gian.
  • Vật lực như nguyên liệu, hệ thống cung cấp, máy móc, công nghệ.
  • Cuối cùng là phương pháp làm việc (những nguyên tắc, quy cách tiến hành).

2.4. Đánh giá và điều chỉnh

Việc liên tục bám sát theo bản kế hoạch đề ra giúp mỗi người và đội nhóm đánh giá được tiến trình công việc hiện tại. Dừng lại đánh giá để biết được mục tiêu ngắn hạn/dài hạn có đang được thực hiện đúng hướng? Kiểm tra đối chiếu kết quả sẽ khích lệ bản thân tiếp tục hoàn thành mục tiêu. Hoặc nó có thể giúp phát hiện ra những điều chưa hợp lý hoặc những sai sót cần điểu chỉnh. Từ đó có những điều chỉnh kịp thời, cần thiết.

Bản kế hoạch cần chi tiết và phải được cập nhật thường xuyên để có thể đánh giá chất lượng công việc qua từng giai đoạn.

Đừng quên tạo động lực cho bản thân và luôn học hỏi, phát triển kiến thức, kỹ năng để có kết quả công việc tốt nhất.

3. Nguyên tắc SMART để đánh giá kế hoạch và mục tiêu

Nguyên tắc SMART trong thiết lập mục tiêu và kế hoạch

Nguyên tắc SMART gồm:

3.1. S – Specific (Tính cụ thể)

Để cụ thể hóa mục tiêu đề ra, bạn có thể trả lời 05 câu hỏi sau:

  • What – Bạn cần đạt được điều gì trong công việc sắp tới?
  • Who – Ai là người sẽ tiến hành thực hiện và hoàn thành mục tiêu?
  • When – Thời gian cần có để đạt được mục tiêu?
  • Where – Mục tiêu cần hoàn thành tại địa điểm, không gian hay trên nền tảng nào?
  • Why – Tại sao bạn và team cần nỗ lực để hoàn thành mục tiêu này?

Khi trả lời được những câu hỏi này, bạn đã cụ thể và rõ ràng hơn về mục tiêu/kế hoạch.

3.2. M – Measurable (Tính đo lường)

Mỗi mục tiêu nên được gắn kèm với yếu tố đo lường, định lượng. Những yếu tố này giúp bạn biết quá trình thực hiện mục tiêu của bạn đang ở giai đoạn nào; đã đã đạt được bao nhiêu phần trăm hay thời gian còn lại là bao lâu.

Đừng dựa vào những đo lường, ước lượng bằng cảm giác, cảm tính; vì có thể sẽ dẫn bạn đánh giá sai hướng và dẫn tới sai lầm trong tiến trình tiếp theo.

3.3. A – Achievable (Tính khả thi)

Vì các nguồn lực là có hạn; nên kế hoạch, mục tiêu đưa ra cần phải được xem xét dựa trên khả năng thực hiện hiện tại. Điều này không có nghĩa là chỉ đưa ra mục tiêu trong vùng an toàn. Tính thử thách có thể sẽ tạo nên những đột phá nhưng đừng biến nó thành nhiệm vụ bất khả thi.

3.4. R – Relevant (Tính liên quan)

Mục tiêu có thể là gắn hạn, dài hạn; mục tiêu cá nhân hay mục tiêu của đội nhóm, phòng ban. Những mục tiêu này cần có lên kết với nhau. Hoàn thành kế hoạch ngắn hạn là nền tảng để thực hiện kế hoạch dài hạn. Hoàn thành được mục tiêu giai đoạn này chính là tiền đề để bắt đầu và đạt được mục tiêu cao hơn ở giai đoạn tiếp theo.

3.5. T – Time-Bound (Giới hạn thời hạn)

Hãy gắn các công việc vào một giới hạn thời gian cụ thể. Thời gian không nên quá dài, quá dư thừa gây lãng phí. Nhưng cũng đừng quá ngắn để gây áp lực cho người thực hiện, có thể sẽ làm giảm chất lượng đạt được. Để xác định được thời gian bao lâu là phù hợp, có thể dựa trên các kế hoạch thực hiện và đạt được trong quá khứ.

Liên Hệ Với Quest  Ngay Để Nhận Tư Vấn Giải Pháp Đo Lường Năng Lực!

Leave a Comment

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.