tuyển dụng lễ tân

TUYỂN DỤNG nHÂN SỰ LỄ TÂN – VÌ SAO RẤT QUAN TRỌNG?

Tuyển dụng lễ tân là tuyển dụng một người mang trách nhiệm mang đến ấn tượng đầu tiên và để lại ấn tượng cuối cùng về doanh nghiệp.

Lễ tân trong doanh nghiệp là người đầu tiên đón tiếp khách đến với doanh nghiệp; cũng chính là người tiễn khách cuối cùng. Lễ tân là trung tâm liên lạc giữa các bộ phận. Họ là một mắt xích liên kết thông tin trong nội bộ; giữa công ty với khách hàng và với đối tác bên ngoài.

Vậy việc tuyển dụng này là quan trọng hay không? Có lẽ tôi không cần phải trả lời thêm.

Lễ Tân – Bộ Mặt Của Doanh Nghiệp

Dĩ nhiên những giá trị cốt lõi luôn là điều sẽ quyết định đến kết quả. Tuy nhiên, yếu tố con người và dịch vụ mà con người mang lại có thể góp phần tạo nên sự hoàn hảo; có thể là bù đắp cho một số thiếu sót trong quá trình làm việc.

Người lễ tân của doanh nghiệp là yếu tố con người được nhắc đến ở ý trên. Họ đại diện cho doanh nghiệp tạo nên hình ảnh trong mắt đối tác, khách hàng. Có thể là sự chuyên nghiệp, sự chu đáo, sự nhiệt tình; cũng có thể là một hình ảnh thiếu chuyên nghiệp, hời hợt. Chúng ta có thể nhận rõ được sự khác biệt về sự hài lòng của khách hàng khi được phục vụ, chỉ dẫn bởi hai người lễ tân với hai phòng thái khác nhau như vậy.

Người ta thường dùng những quan sát đầu tiên và điều ấn tượng cuối cùng để đánh giá đối phương. Người lễ tân lại càng cần có những tố chất phù hợp; đặc biệt là có thể đại diện cho văn hóa doanh nghiệp. Thể hiện được sự chuyên nghiệp nhất trước mắt người khác.

Doanh nghiệp nên có những đánh giá về năng lực và tính cách của các ứng viên. Tuyển dụng lễ tân cần được đánh giá mức độ phù hợp vơi công việc và mức độ phù hợp với văn hóa doanh nghiệp mình.

Vì họ sẽ là bộ mặt của doanh nghiệp bạn.

Các yêu cầu cần có để trở thành một lễ tân xuất sắc

Nghiệp vụ lễ tân

Lễ tân doanh nghiệp thường đi kèm với công tác văn thư và thuộc bộ phận hành chính. Họ là người nắm thông tin tổng quan nhất về các phòng ban trong doanh nghiệp. Họ không phải là người trực tiếp giải quyết các vấn đề. Nhưng họ phải biết rõ chức năng từng bộ phận, thậm chí là từng vị trí. Để lấy thông tin hay chuyển thông tin một cách nhanh và chính xác nhất; đúng người, đúng chức năng, đúng việc. Việc tuyển dụng lễ tân cần đánh giá về trình độ nghiệp vụ này.

Để thực hiện được việc này tốt nhất, người lễ tân cần có:

  • Hiểu biết vững về doanh nghiệp; có thông tin về các đối tác của doanh nghiệp và về những khách hàng thân thiết.
  • Họ cần có đầu óc phân tích các tình huống và mức độ khẩn cấp của các vấn đề để ưu tiên xử lý thông tin và đưa thông tin hữu ích, nhanh chóng.
Kỹ năng cơ bản
  • Lễ tân doanh nghiệp có yêu cầu cơ bản về các kỹ năng như một người thư ký văn phòng:

Sử dụng thành thạo các ứng dụng văn phòng: Microsoft Office, Zoom, Google Meet, …

Sử dụng các trang thiết bị văn phòng: máy in, máy fax, máy photo,…

  • Ngoại giao: là kỹ năng quan trọng, luôn cần được học hỏi và rèn luyện. Lễ tân doanh nghiệp cung cấp dịch vụ, là một yếu tố vô hình xuất phát từ cá nhân người cung cấp. Sự chuyên nghiệp thể hiện trong sự giao tiếp; khả năng xử lý các tình huống cũng như khả năng kiểm soát thái độ trong khi làm việc.

Hiện khá nhiều người làm trái ngành và ứng tuyển vào vị trí lễ tân doanh nghiệp; trong khi họ chưa được đào tạo về nghiệp vụ. Dựa vào tính cách và sự nhanh nhạy, họ có thể vừa học hỏi vừa thích ứng với công việc nhanh chóng. Tuy nhiên sau khi tuyển dụng lễ tân, doanh nghiệp cần đào tạo về kiến thức cũng như văn hóa doanh nghiệp. Để họ mang đến cho mọi người hình ảnh tốt nhất; đặc trưng nhất và đại diện cho hình ảnh doanh nghiệp.

Ngoại ngữ

Ngoại ngữ là yếu tố bổ trợ cho nghiệp vụ chính của người lễ tân. Các doanh nghiệp có yêu cầu về trình độ ngoại ngữ của nhân viên. Yêu cầu này tùy thuộc vào môi trường kinh doanh; lĩnh vực kinh doanh và đối tác kinh doanh. Trong nền kinh tế toàn cầu, việc hòa nhập với nhiều doanh nghiệp khác quốc gia ngày càng phổ biến. Cơ bản nhất được yêu cầu là tiếng Anh.

Bất cứ một loại ngoại ngữ nào cũng đều là điểm cộng cho các nhân viên lễ tân. Đặc biệt khi họ lựa chọn được mội trường phù hợp để phát huy ngoại ngữ sở trường của mình.

Ngoại hình

Ngoại hình là vẻ ngoài của một người mà người khác nhìn vào và họ có thể nhìn thấy. Nó không phải chỉ chú trọng đến vóc dáng, nhan sắc. Mà có thể nói đến đồng phục, quần áo, giày dép, kiểu tóc, tác phong, vẻ mặt,… Người lễ tân gây ấn tượng hay tạo thiện cảm cho khách hàng trước hết bắt đầu bằng ngoại hình.

Một tác phong gọn gàng, ưa nhìn tạo sự thoải mái cho đối phương trong giao tiếp. Từ việc cảm nhận được sự chuyên nghiệp và tự tin từ người lễ tân, sự phòng bị của đối tác hay khách hàng sẽ giảm xuống. Mức độ tin tưởng và thiện cảm của họ đối với doanh nghiệp đã tăng lên nhiều từ ấn tượng đầu tiên.

Các phương pháp hỗ trợ tuyển dụng lễ tân chính xác

1. Uchida-Kraepelin (UK Test) Đến Từ Nhật Bản.

Uchida-Kraepelin (UK Test) là bài Test giúp doanh nghiệp phân tích nhân lực của mình một cách nhanh và chính xác nhất. Kết quả phản ánh khả năng làm việc, đo lường hiệu suất công việc, xu hướng hành động, thói quen và những giao động tâm lý đáng lưu ý. 

UK Test là nguồn thông tin để doanh nghiệp đo lường năng lực; mức độ phù hợp của ứng viên với chuyên môn và đặc tính của công việc. Sử dụng trong quá trình tuyển dụng mang lại nguồn thông tin nhanh chóng và chân thực. Thông tin đó không chỉ áp dụng trong lựa chọn tuyển dụng mà còn hỗ trợ rất nhiều trong đào tạo. Sử dụng trong phân bổ vị trí, phân chia loại công việc và khối lượng công việc cho ứng viên sau này.

Tìm hiểu thêm về bài Test Uchida-Kreaepelin: https://vienquest.com/uchida-kraepelin/

2. Trait-Map – Bài Test Xu Hướng Tính Cách Nhân Sự Của Đức.

Bài Test Trait-Map dựa trên mô hình Big-five, giúp xác định tính cách người tham gia, nhận diện các dạng tính cách, quan điểm sống và phong cách làm việc. 

Kết quả Test Trait-Map có những chi tiết như biểu hiện tính cách trong các kỹ năng thiết yếu; khả năng chịu đựng áp lực; tính tỉ mỉ, chi tiết và nghiêm túc trong sự tận tâm… 

Lễ tân là công việc khá áp lực. Trong cùng một thời điểm họ cần xử lý nhiều thông tin. Sự linh hoạt, tỉ mỉ và khả năng chịu áp lực để mang đến những thông tin nhanh, chính xác nhất.

Nhà tuyển dụng có thể thấy được mức độ phù hợp của ứng viên với tính chất công việc và môi trường làm việc. Dựa trên kết quả đánh giá tính cách nào vượt trội và những tính cách nào ít thể hiện ở mỗi ứng viên.

Tìm hiểu thêm về bài Test Trait-Map: https://vienquest.com/bao-cao-trait-map-cho-biet-gi-ve-tinh-cach-nhan-vien-trong-cong-viec/

3. Motivation Questionnaire (MQ) – Bộ Câu Hỏi Động Lực Đến Từ Đức.

Kết quả đánh giá bài Test MQ dựa vào nhu cầu Maslow. Một trong những nhu cầu cơ bản của con người. MQ Test giúp khám phá động lực từng cá nhân thông qua bảng câu hỏi động lực. Nó đo lường cả Nhu cầu và Mức độ thỏa mãn các nhu cầu cơ bản và phổ biến nhất của nhân viên.

MQ Test đo lường được xu hướng tâm lý và động lực của nhân viên là do các yếu tố bên ngoài (ngoại tại), hay bên trong (nội tại). Sẽ là lợi thế rất lớn nếu các nhà tuyển dụng nắm bắt được thông tin này của ứng viên để đánh gia lựa chọn. Thông qua kết quả đo lường là cơ sở để hiểu ứng viên cũng như nhân viên tương lại của mình cần những gì. Từ đó tạo động lực để họ làm việc hiệu quả, tạo thêm nhiều giá trị cho doanh nghiệp.

4. EQ-SWOT

EQ-SWOT ™ là một bảng câu hỏi đo lường tâm lý trực tuyến để đánh giá Trí tuệ cảm xúc. Bài test phù hợp nhất với những công việc có định hướng/yếu tố con người (dịch vụ, bán hàng, quản trị/quản lý, giáo dục,…)

EQ-SWOT™ đo lường Trí tuệ cảm xúc, khả năng cảm nhận cảm xúc của chính mình và của người khác, và hiệu quả trong việc sử dụng thông tin cảm xúc để hướng dẫn suy nghĩ và hành vi.

Bài kiểm tra EQ ứng dụng tốt cho các doanh nghiệp muốn đánh giá lựa chọn cho vị trí lễ tân của mình.

Trí tuệ cảm xúc là một khả năng có thể học được, một tập hợp các kỹ năng có thể phát triển ở mọi lứa tuổi. Mỗi các nhân có thể lựa chọn tìm hiểm EQ của mình để cải thiện bản thân.

Cho dù lựa chọn phương pháp đánh giá nào đi chăng nữa. Thì điều quan trọng là các phương pháp cần có sự phù hợp với doanh nghiệp, vị trí áp dụng. Chính việc này sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí đào tạo. Và việc áp dụng các phương pháp này ngay từ ban đầu sẽ giảm thiểu việc tuyển sai người, đào tạo không đúng hoặc xây dựng đọi ngũ sai cách.

Liên Hệ Với Quest Ngay Hôm Nay Để Nhận Tư Vấn Giải Pháp Đo Lường Năng Lực!

Leave a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *